Formate si distributie
Trimiterea unui newsletter se face cu ajutorul serverului de e-mail atit al expeditorului cit si al destinatarului. Astfel, trebuie luate in calcul 2 lucruri:
Serverul expeditorului trebuie sa functioneze la capacitate optima pentru difuzarea unui numar cit mai mare de mailuri in timpul cel mai scurt si cu resurse hardware cit mai mici.
- In aces scop se recomanda ca newsletter-ul sa nu contina imaginile ca fisiere atasate pentru ca mesajul se va mari proportional si serverul de mail se va gatui iar rata de trimitere va scadea dramatic, ajungand la peste 5 ore de livrare in unele cazuri. Daca mesajele sunt mari iar coada de asteptare ajunge la 50.000-100.000 de mesaje, atunci spatiul pe server va fi ocupat proportional cu dimensiunea totala a acestora. Acest lucru implica marirea capacitatii de stocare a serverului.
- In plus, daca banda de internet de care dispune situl este mica, atunci rata de livrare se va micsora iar, pentru a se adapta vitezei de transfer disponibile in acel moment.
- Mesajele care se intorc din cauza unor erori fatale ale casutei de e-mail trebuie procesate si sterse din baza de date. Astfel se evita trimiterea de mesaje catre adrese de e-mail nefunctionale care se trimit practic in gol, blocind serverul de mail in mod inutil si ocupind spatiu in plus pe disc, pentru stocarea erorilor.
- Rata de trimitere creste de-a lungul zilei proportional cu micsorarea traficului generat de utilizatori pe site. Tinind cont ca numarul maxim de utilizatori este la miezul zilei, este recomandata trimiterea newslettere-lor fie dupa inainte de ora 09:00, dimineata, sau chiar mai bine dupa ora 00:00, noaptea.
Serverul destinatarului trebuie sa verifice validitatea mesajului care soseste pentru a evita livrarea de spam catre utilizatorul local.
- Este recomandat sa folositi inregistrari corecte in DNS pentru domeniul de pe care trimiteti mesajele. Folositi SPF si DomainKeys astfel incit sa va asigurati ca alte server pot identifica usor daca domeniul este securizat iar serverul de e-mail aflat la distanta nu incearca sa fraudeze ip-ul si adresa de e-mail a destinatarului.
- Optimizati continutul newsletter-ului astfel incit sa nu contina foarte multe imagini. Un newsletter care consta doar dintr-o imagine cu toate informatiile, va fi cel mai probabil rejectat ca spam, din cauza unui scor foarte mare.
- Verificati frecvent daca adresa de e-mail sau adresa de ip sunt interzise pe serverele de blacklist si mentineti legatura ca administratorii acestora, rezolvind orice probleme ar putea sa apara din cauza raportarii abuzive si rau-intentionate a utilizatorilor. Serverele de mail moderne verifica mai inainte de a accepta un mesaj daca adresa de e-mail a fost raportata ca spammer sau daca adresa ip a serverului de la care se trimite mesajul este raportata ca frauduloasa, infectata sau distribuitoare de mesaje de tip spam.
- Setati o rata adecvata de trimitere a mesajelor pe minut (sau pe secunda, dupa caz). Este recomandat sa o folositi pe cea implicita, a software-ului de management, sau sa apelati la o persoana calificata in acest domeniu.
Recomandari privind newsletter-ul
1. Un newsletter nu este intotdeauna vizualizat in programul de mail al abonatului exact asa cum ati fi dorit. De aceea este indicat ca la fiecare trimitere sa salvati si o copie la o adresa de web accesibila oricui, pentru ca mesajul sa poata fi vizualizat in conditii optime, in browser. In partea de sus a newsletter-ului afisati textul "Daca nu vizualizati corect acest mesaj, click aici pentru varianta online". Linkul de pe textul "click aici" va directiona catre adresa web la care ati setat varianta online.
2. Daca abonatul doreste sa se dezaboneze de la newsletter indicati in interiorul newsletter-ului instructiuni pentru o dezabonare rapida. In partea de jos a newsletter-ului afisati textul "Daca doriti sa nu mai primiti acest newsletter click aici" sau "Daca doriti sa nu mai primiti acest newsletter trimiteti un mesaj cu subiectul 'unsubscribe' la adresa support@domeniu.com". Linkul de pe textul "click aici" va duce in primul caz la adresa de web unde se afla formularul de dezabonare, in al doilea caz va deschide programul de e-mail al utilizatorului cu adresa de mail, la care trebuie trimis mesajul, pre-completata.
3. Newsletter-ele pot fi trimise fie in format text plain cit si in format html. Acest lucru avea importanta acum citiva ani cind cele mai multe programe inca nu formatau corect continutul html. In ultimii insa, industria de software s-a dezvoltat foarte mult pe partea de desktop si s-a aliniat la standardele impuse de noile tehnologii. Newsletter-ele se trimit implicit in format html, mai ales pentru ca ofera o experienta vizuala mai buna utilizatorului, si au atasata si varianta text, simpla, neformatata, pentru conformitate.
4. Dimensiunea maxima pe latime a unui newsletter este recomandat sa fie 800 pixeli, iar pe inaltime atit cit este necesar. Este adevarat ca in ultimii ani s-a observat o crestere a procentajului de utilizatori ce folosesc monitoare de rezolutie 1024x768 pixeli, insa nu trebuie sa uitam ca vizualizarea mesajelor se face de regula in partea dreapta a programului de e-mail (fie ca este Outlook sau Yahoo sau Gmail) iar spatiul in care acesta se afiseaza este de maxim 900 pixeli, pentru ca in partea stanga a programului se regaseste meniul.
5. Un newsletter nu trebuie sa contina informatia in mod exhaustiv. Continutul newsletter-ului este menit sa atraga utilizatorii pe site, acolo unde traficul, atit in privinta numarul de vizitatori cat si in privinta numarului de afisari, conteaza foarte mult pentru mentinerea si dezvoltarea afacerii prin intermediul publicitatii online. Ca atare, informatia trebuie sa fie punctata prin subiecte care sa ofere puncte de interes pentru majoritatea cititorilor, in forma concisa si compacta, cu linkuri de continuare la articolele online. Nu uitati, de asemenea, in constructia layout-ului newsletter-ului de spatiile de marketing, care, evident, nu trebuie sa agreseze vizual utilizatorul, dar sa il obisnuiasca cu prezenta lor in spatii precise, delimitate cu grija. Layout-ul trebuie sa respecte, din punct de vedere al culorilor si al prezentarii, brand-ul creat de situl online, pentru ca, in fond, newsletter-ul este o componenta integranta a sitului.
6. Atentionati abonatii, la inregistrare, ca pentru a se asigura ca primesc newsletter-ul, fara ca acesta sa fie rejectat de serverul de e-mail pe care isi au casuta, este recomandat sa treaca adresa de e-mail de la care se trimite newsletter-ul in lista de contacte. Astfel se evita cazurile in care mesajul nu ajunge in Inbox ci in Spam sau Bulk.
7. Un newsletter poate fi construit usor folosind editorul HTML al software-ului de management pe care il folositi. Desigur, acest lucru implica mult timp petrecut cu formatarea si operatiuni copy&paste care consuma timp pretios mai ales daca newsletter-ul este zilnic. In acest caz este recomandat sa construiti newsletter-ul folosind un script automat care sa preia informatiile din baza de date si, pe baza unui template HTML, sa formateze datele. Acest lucru implica apelarea la o persoana competenta in acest domeniu, dar scutiti efort suplimentar si un editor dedicat pentru aceasta operatiune. Daca newsletter-ul este lunar iar situl dumneavoastra pune foarte mult accent pe prezentare, mai ales pentru mesaje trimise in numele unor clienti, puteti apela la un designer care sa creeze un newsletter personalizat pentru fiecare mesaj deoarece intervalul dintre trimiteri va permite conceperea si realizarea lui in timp.
8. Daca formularul de abonare pe care il folositi contine si campuri suplimentare ca de pilda nume, prenume, sex sau varsta, analizati aceste date si considerati o politica de continut care sa aiba impact asupra tuturor, indiferent de sex sau varsta, pentru ca succesul lui sa fie cel scontat. Un software de management va permite de asemenea sa personalizati newsletter-ul astfel incit sa va adresati utilizatorilor intr-un stil familiar respectiv direct, folosind in continut numele si/sau prenumele acestora, de exemplu "Draga Maria" sau "D-le Popescu Ion", in functie de context.
9. Tineti minte ca newsletter-ul nu este singurul mijloc de promovare pe Internet, asa ca nu va puneti toate sperantele ca el sa atraga toti vizitatorii ce nu se reintorc pe site. Modalitatile de fidelizare a cititorilor sunt variate si au o plaja larga de actiune, in functie de tabieturile utilizatorilor: unii prefera sa primeasca newslettere, altii sunt obisnuiti sa foloseasca feed-uri RSS pentru RSS readere, altii prefera sa citeasca online, altii prefera sa asculte podcasturi, etc. Pentru toti acesti utilizatori trebuie sa mentineti canalele de comunicare sincronizate astfel incit informatia sa se regaseasca disponibila pe oricare dintre ele, in acelasi timp.
10. Trimiteti mesajele catre adresa de e-mail a abonatului. Nu folositi programe care trimit mesajele catre o adresa de e-mail generica. Daca mesajul are campul "To:" diferit de adresa de e-mail a abonatului atunci newsletter-ul va fi cu siguranta marcat ca spam si puteti fi chiar catalogat ca spammer.
