Reguli de functionare
Un site care vrea sa ofere optiunea de abonare la newsletter trebuie sa urmeze mai intii citiva pasi:
1. Sa achizitioneze un software de management pentru newslettere. Si cand ma refer la software de management ma refer la un program care se instaleaza pe un server si se integreaza cu un server de e-mail (pentru trimiterea mesajelor) si un server de web (pentru administrare pe web si contorizare). Unul dintre cele mai cunoscute este Octeth, compania care il dezvolta avand o experienta indelungata in acest domeniu, ca urmare interfata programului dezvoltat de ei fiind usor de utilizat si cu optiuni perfect mulate pe dorintele utilizatorilor unui astfel de program.
2. Software-ul trebuie configurat astfel incit fiecare newsletter sa fie identificat de o adresa de e-mail unica, fiecare adresa de e-mail sa fie functionala si domeniul pe care sunt acestea sunt inregistrate sa aiba setari corecte atit in serverul de mail cit si in cel de nume (DNS). Este recomandat sa se foloseasca setari de SPF si DomainKeys astfel incit sa fie in concordanta cu standardele de trimitere de mesaje de e-mail si sa evite ca domeniul sa fie introdus in listele de domenii care fac spam. De asemenea trebuie ca newsletter-ul sa aiba optiunea de abonare/dezabonare setata pe double opt-in pentru a evita cazurile de abonare/dezabonare, prin abuz, de utilizatori rau intentionati.
3. Sa integreze in site casetele de abonare si dezabonare ce vor permite introducerea datelor in sistem. Ma opresc putin la acest paragraf ca sa detaliez unele aspecte. Caseta de abonare poate fi simpla, necesitind doar introducerea adresei de e-mail sau complexa, cu campuri pentru nume, prenume, sex si alte optiuni ce ajuta la targetarea viitoarelor newslettere.
Tot in acest pas trebuie implementata in acelasi timp o caseta sau o bifa de dezabonare si sa se specifice o adresa de e-mail la care se poate solicita dezabonarea. De regula, software-ul de management poate primi mesajele de abonare/dezabonare chiar pe adresa de e-mail a newsletter-ului si poate procesa automat actiunile de abonare/dezabonare daca utilizatorul este avertizat in privinta subiectului si continutului mesajului pe care trebuie sa il trimita. Se obisnuieste ca subiectul sa fie "subscribe" sau "unsubscribe" iar continutul mesajului sa fie gol. Software-ul va citi adresa de e-mail de la care a primit mesajul si va actiona in consecinta, trimitind un mesaj de confirmare in schimb. Daca nu se efectueaza confirmarea intr-un termen de 7 zile, adresa de e-mail trebuie stearsa din sistem automat. Atita timp cit o adresa ce a solicitat abonarea nu a fost confirmata, ea nu trebuie sa primeasca urmatoarele newslettere programate, pana la confirmarea ei.
De ce este necesara prezenta pe site a unei casete de dezabonare si o adresa de e-mail pentru acordarea de suport tehnic? Cele mai bune motive care pot fi invocate sunt fair-play-ul si credibilitatea. Cele mai multe situri profita de sistemul de abonare doar pentru a face rost de adrese de e-mail pentru a le vinde unor terte parti, dar in fapt fie nu trimit niciodata newslettere, fie linkul de dezabonare din newsletter nu functioneaza. In plus nu se ofera date de contact iar acest lucru face practic imposibila dezabonarea utilizatorului de la newsletter-ul la care a subscris, chiar daca acest act a fost voluntar. Si dezabonarea este un act voluntar si are o importanta speciala pentru utilizatorul ale carui date personale sunt puse in joc. In plus, unele adrese de e-mail pot fi functionale in operatiunile de zi cu zi dar serverul de e-mail sa fie incorect configurat si sa nu poata permite dezabonarea din casuta de e-mail, fiindca serverul de mail care primeste cererea de confirmare a dezabonarii rejecteaza mesajul din cauza acestor configurari gresite. Acesta este cazul multor companii mici sau retele de provideri internet de cartier, care din lipsa de oameni specializati pot impiedica dezabonarea utilizatorilor lor din cauza ca nu isi configureaza corect serverele. In acest caz, utilizatorul abonat nu are nici o vina ca nu se poate dezabona. El nu a fost corect informat de providerul de internet privind casuta lui de e-mail, iar aceasta clauza nu intervine niciodata intre el, ca abonat, si situl care efectueaza abonarea. Chiar daca ar interveni in termenii si conditiile de abonare ea ar fi abuziva si imorala, din punctul meu de vedere.
4. Este necesara crearea unei pagini pe site care sa contina termenii si conditiile de functionare ale sitului si clauzele de abonare si dezabonare. Este important ca utilizatorii sa stie la ce sa se astepte si mai mult decit atit sa stie si ce responsabilitati au. Termenii si conditiile trebuie sa specifice conditiile de abonare si dezabonare precum si consecintele ce survin atunci cand utilizatorii rau intentionati aboneaza sau dezaboneaza adrese de e-mail sau ofera date false de inregistrare sau chiar atenteaza la securitatea datelor altor utilizatori. Este importanta mentionarea faptului ca orice utilizator este inregistrat de la prima pina la ultima accesare a paginilor sitului prin intermediul adresei ip, pentru ca eu consider ca responsabilizarea trebuie facuta incepind mai intii cu utilizatorii.
5. O data cu abonarea la newsletter utilizatorul trebuie sa fie informat de frecventa cu care este trimis newsleter-ul, sa fie lasat sa aleaga formatul in care doreste sa primeasca mesajul, fie text, fie html, si sa fie instiintat ca poate primi si alte tipuri de mesaje (de exemplu comerciale) in intervalul dintre trimiterile regulate. La sfasitul formularului de abonare este recomandat sa existe bifa "Sunt de acord cu termenii si conditiile" care sa fie obligatorie, in cazul prezentei ei in formular.
6. In cazul in care situl ofera si un sistem de logare cu adresa de e-mail si parola este recomandat ca in panoul de administrare al profilului de utilizator sa existe si o pagina dedicata newsletterelor iar utilizatorul sa poate bifa sau debifa, logat fiind, abonamentele. Acest mod facil de administrare, integrat cu serviciul de newslettere, este binevenit pentru utilizatorii care pot vedea la ce abonamente sunt subscrisi, mai ales pentru cei care s-au abonat inainte de a-si crea cont.
